Wat komt er kijken bij een zakelijk kado?

De zomer loopt op zijn eind. De kinderen zijn weer naar school en op kantoor zijn de meeste stoelen, behalve die van de thuiswerkers, bezet. Back to business en terug naar de regelmaat. Hoewel zo’n vakantieperiode heerlijk is, is het ook wel weer lekker om wat structuur te hebben.

Veel bedrijven maken zich op voor het laatste kwartaal. En voor je het weet staat de kerst alweer voor de deur. Een periode waarin vaak terug gekeken wordt op het afgelopen jaar. En een mooie periode om werknemers en relaties te bedanken voor hun inzet. Vaak door middel van een kerstborrel met bijbehorende speech. Maar steeds vaker ook door het geven van een mooi cadeau.

Door onze ervaring met het leveren van relatiegeschenken en kerstpakketten weten wij dat er best wat komt kijken bij de keuze voor een mooi cadeau. Hoeveel kan ik uitgeven per persoon, om hoeveel pakketten gaat het, wie beslissen er mee? Gaan we voor een pakket of een enkel cadeau? Omdat we graag met je meedenken hieronder wat tips die het regelen van een waardevol cadeau wat gemakkelijker maken.

Waarom een kerstcadeau?
Na de coronajaren waarin veel gevraagd is van werknemers en in een periode waarin in veel sectoren een tekort aan personeel is, is het voor veel werkgevers duidelijk geworden dat goed en tevreden personeel niet een vanzelfsprekendheid is. Men is zich ervan bewust geworden dat waardering vanuit het management of leidinggevende een belangrijke factor is geworden. Ook is duidelijk geworden dat uiting van waardering meer is dan alleen een goed salaris. Goede secundaire arbeidsvoorwaarden worden minstens zo belangrijk gevonden. Thuiswerken, flexibele arbeidstijden, kortingen, opleidingsmogelijkheden zijn enkele voorbeelden. Maar ook een fruitschaal bij ziekte of een mooi kado aan het eind van het jaar toont aan dat de werknemer er toe doet. En dat wordt opgemerkt door de werknemers. Zeker als men ziet dat er echt aandacht is besteed aan het uitzoeken van een passend cadeau.

Ook zakelijke relaties worden door bedrijven steeds vaker bedankt voor de samenwerking van het afgelopen jaar. Dikwijls ontvangen niet alle businesspartners een kerstgeschenk, maar wordt er een selectie gemaakt.

Werkkostenregeling (WKR)
Als eerste is het belangrijk dat er een inventarisatie wordt gemaakt aan hoeveel mensen een cadeau wordt gegeven. Krijgt iedereen een cadeau en is dat ook hetzelfde cadeau? Ga na of er geen mensen worden vergeten door tijdelijke of langdurige afwezigheid. En krijgen zakenrelaties ook een kerstpakket? (Let op! Deze pakketten vallen niet onder de WKR-regeling!) Hou  rekening met extra pakketten voor nieuw aan te nemen personeel of wanneer je iemand toch last minute een pakket wilt geven.

       Vrije ruimte
Wanneer de getallen bekend zijn wordt het tijd om het bedrag te bepalen. De Werkkostenregeling stelt bedrijven in staat een bepaald bedrag belastingvrij uit te geven, dit heet “de vrije ruimte’. In 2023 is deze verhoogd naar 3% van de fiscale loonsom tot €400.000. Voor het gedeelte boven dit bedrag blijft de vrije ruimte 1,18%.

Dit betekent een toename van de maximale belastingvrije loonsom van €6800,- in 2022 naar €12.000,- in 2023 (bij een loonsom van €400.000,-). Wij hoeven natuurlijk niet uit te leggen dat dit een werkgever een mooie kans biedt om echt iets moois uit te zoeken zonder extra belastingverplichtingen!

Relatiegeschenken
We noemden al even dat relatiegeschenken niet onder de WKR vallen. Voor de regels van de belasting is het goed te weten wat een relatiegeschenk eigenlijk is;

• niet structureel (je geeft het dus incidenteel)
• voor een bestaande klant (cadeaus aan potentiële klanten vallen onder bedrijfskosten)
• er staat geen tegenprestatie tegenover

      Voorbelasting
Wanneer het totaalbedrag aan geschenken die je per persoon per jaar betaald, niet meer dan €227,- bedraagt mag je de btw altijd terugvragen. Of wanneer je een cadeau geeft wat een persoon zou kunnen gebruiken in zijn bedrijf, dan mag het ook. In dit laatste geval dient de persoon zelf recht moeten hebben op btw-aftrek en dus ondernemer moeten zijn en geen particulier.

     Inkomstenbelasting
Volgens de inkomstenbelasting van de kosten voor relatiegeschenken onder representatiekosten. Dit zijn dan geweer gemengde kosten en dit betekent dat ze ten dele aftrekbaar zijn. Het gedeelte dat niet aftrekbaar is wordt opgeteld bij je winst.

Net als bij de kosten van cadeaus voor personeel adviseren wij ook bij de kosten voor relatiegeschenken je accountant te vragen naar hoe het precies zit met belastingverplichtingen en -voordelen voor jouw bedrijf.

Kwaliteit boven kwantiteit
De meest logische plaats om je te oriënteren is het internet. Hier kom je tal van bureaus tegen die veelal standaard pakketten aanbieden. Een box vol met etenswaren ziet er altijd leuk uit, maar de praktijk leert toch dat veel in de voorraadkast blijft staan van de werknemer. Leuker is het om een cadeau uit te kiezen waar de werknemer echt iets aan heeft. Niet alleen met kerst, maar langer. Ga op zoek naar een cadeau wat de werknemer en eventueel gezinsleden lang zullen gebruiken en waar echt plezier aan beleeft wordt. De werknemer zal het zeker waarderen dat er aandacht is geschonken aan het uitkiezen van een cadeau.

Duurzaamheid
Gelukkig worden veel mensen en ook bedrijven zich bewust van de klimaatproblematiek. Het is dan ook niet gek om hier bij het geven van een kerstgeschenk rekening mee te houden. Denk eens na over een duurzaam cadeau. Een mooi voorbeeld zijn onze warmteproducten. Omdat deze producten jou verwarmen en niet de omgeving kan de thermostaat een graadje lager. Dit is niet alleen goed voor het milieu, maar ook goed voor de portemonnee van de werknemer. Door het geven van een duurzaam geschenk laat je als bedrijf zien maatschappelijk bewust te zijn.

Persoonlijk cadeau
Ga eens na wat de mogelijkheden zijn om het cadeau zo persoonlijk mogelijk te maken. De echte relatiegeschenken bureaus zijn niet altijd even flexibel als het gaat om maatwerk. Zij verzorgen vaak standaard pakketten waarbij het personaliseren vooral het bedrukken van een product met het bedrijfslogo betekent.

Wat wij vaak zien is dat bedrijven ons vragen of het mogelijk is een persoonlijk kaartje toe te voegen. Of om het pakket thuis te bezorgen in plaats van op kantoor. Of om naast de producten die wij zelf aanbieden dit aan te vullen met een lekkere fles wijn of toch dat kaasje. Hier houden wij van! Niets is ons te gek en we denken graag mee! Ook het inpakken met een mooi kerstpapiertje hoort hierbij. En wil het bedrijf het logo verwerkt zien op de producten? Geen probleem.

Begin op tijd
Vaak zien we dat er meerdere mensen beslissen over de keuze van een product. Dit vraagt om overleg en dit kost tijd. We merken dat de keuze niet alleen gebaseerd wordt op het cadeau zelf, maar ook zaken als prijs en mogelijkheid tot het leveren van maatwerk zijn belangrijk. Belangrijk als je echt een persoonlijke touch wilt geven aan het kerstpakket. Nodig het bedrijf eens uit zodat je ook echt de kwaliteit van het product kunt zien en voelen. Zo kun je ook gemakkelijk en snel de mogelijkheden bespreken en kan er snel een beslissing worden genomen. Voor jou fijn omdat je weet dat het belangrijkste werk gedaan is en voor het bedrijf dat de order gaat verzorgen is het prettig omdat deze direct voor je aan de slag kan gaan.

      Voorraad
Ook belangrijk is de voorraad van het bedrijf. Wij merken dat steeds meer bedrijven ons vragen hun kerstcadeau te verzorgen. Niet alleen de kleinere bedrijven maar ook ondernemingen met behoorlijke aantallen werknemers. Vooral als het gaat om bedrijven die specifieke producten aanbieden, zoals wij dat ook doen, en die niet zozeer alleen gericht zijn op het aanbieden van kerstcadeaus is het goed om na te gaan of er voldoende voorraad is. Dit stelt het bedrijf dat jouw kerstpakketten gaat leveren in de gelegenheid extra te bestellen indien dit nodig is. Door de jaren hebben wij geleerd hoeveel we moeten produceren om goed uit voorraad te kunnen leveren, maar dat geldt lang niet voor alle bedrijven.

Al met al komt er dus best wat kijken bij het uitkiezen van een mooi cadeau. Gelukkig hoef je het niet alleen te doen en zijn er bedrijven zoals wij die je er graag bij helpen. Nieuwsgierig geworden wat we voor je kunnen doen? Neem vrijblijvend contact met ons op via orders@nikki.amsterdam of check onze relatiegeschenken pagina.